New office creates a space for culture to evolve (linkki suomenkieliseen blogiin)
In just a few months Kari Toimela will be able to start doing walking meetings on the shores of Töölönlahti Bay. The same applies to the entire Varian Finland family, as all three teams based in Finland at last come together under one, purpose-built roof. The long-awaited office move is an investment in critical human capital – a culture of innovating together and collaboration.
A roundabout route to the heart of Helsinki
Varian Finland is moving into its new offices at Alvar Aallon katu 5 at the end of 2022. Securing the prestigious location on the picturesque shores of Töölönlahti Bay in the heart of Helsinki was not easy – the journey began in 2018 and has involved multiple detours and even a complete return to the drawing board when the coronavirus pandemic disrupted plans that had been in the works for some time. For a moment, it looked like remote working was here to stay and office life as we know it was a thing of the past.
The move was originally scheduled for the year 2020. When the decision was made, most of the Varian Finland team were working out of Paciuksenkatu 21, and Noona Healthcare, an acquisition dating back to 2018, had its own little office in Punavuori.
At the time, pre-Covid, the flexible and hybrid working practices were still far off the agenda. Varian team was continuing to grow and needed even more office space. Varian expanded its presence on Paciuksenkatu, albeit in a different building, leaving the team scattered to three locations. The ultimate goal to have the entire Varian family together under one roof was more pressing than ever.
The search for a new office could not begin before a couple of crucial questions were answered: what kind of an office did Varian want and where? It was the very nature of Varian’s business that delivered the starting point.
‘Our mission is to innovate and develop cutting-edge cancer treatment technologies. Keeping this in mind, we set out to identify a location that would appeal both to our existing staff and to future talent. Our priorities were good public transport and staying true to our roots in Western Helsinki. The city centre felt like the logical place,’ Toimela reminisces.
Once the parameters were chosen, the search began in earnest. The property market had been thrown into turmoil by the global pandemic, and the process was littered with cancellations and disappointments. Then, in August of 2021, the building on Alvar Aallon katu with modern upper floor spaces filled with natural light became available. A tour of the property confirmed that the search was over. In addition to an impressive interior, the building offers an unbeatable location with the best public transport links in Finland and an inspiring backdrop of gorgeous parkland and cultural attractions such as Helsinki Central Library Oodi as well as easy access to a huge choice of restaurants.
Office move inspired by cultural soul-searching
When Toimela started his career with Varian a decade ago, the company was still largely focused on radiation therapy devices. Today, Varian takes a comprehensive approach to cancer care, with solutions spanning the entire cancer care continuum – from screening to survivorship. The change of direction was a conscious decision that has included a lot of hard work.
It took both determination and a proactive attitude to make Varian Finland what it is today. The biggest challenge was to build a corporate culture and an operating model that creates new opportunities. What Varian has now is a system where the strategy is set by the management but the ways in which targets are pursued and work organised are left for teams and individuals to choose.
‘I am extremely proud of our team and what we have achieved together. It has been amazing to get feedback from outside of our own organisation and from beyond Finland about how big a splash this transformation of ours has actually made,’ Toimela rejoices.
Growing and maturing together as an organisation has made it easier for Varian Finland to face the kinds of sudden changes that were made necessary by the coronavirus pandemic. If anything, these challenges have brought the Varian family even closer together. Toimela is confident that the organisation is now ready for its next chapter: sharing an office and learning to work together in new ways.
‘This office move was not dictated to us from above or from outside of Finland. We – led by the management team in Finland – made the decision ourselves after careful consideration of all the implications. Our choices reflect us as an organisation. Transparency and communication have been our leading priorities throughout the project,’ Toimela explains.
Stimulating office inspires people to interact and innovate together
When it comes to encouraging employees to return to the office, Toimela does not believe in gimmicks but in modern, fit-for-purpose facilities that suit the work and the people performing the work there. It all comes down to people – the key lies in providing a setting where people enjoy the company of others and where they are happy to interact and work with each other. The goal is to get everyone – including those members of the team who primarily work from home – to want to come to the office whenever they can.
Toimela is a staunch believer in the power of team spirit and culture. The new office is like a custom-built interface for protecting these important assets: a place for people to see and be seen, on and off the clock. And the modern décor and new stimuli cannot hurt either.
The aim going forward is to have the building's occupancy rate as high as possible!
“Although there is still a lot to do before the new office will feel like home, I am personally getting very excited about the motivation and energy that will surely come from new routines. We will still be working with the people we know and love – but we get to do it in a new and stimulating environment. And I can think of no better recipe for innovation and a bright future.”
Uusi toimisto antaa yhteiselle kulttuurille tilan kehittyä
Enää muutama kuukausi ja Kari Toimela voi pitää kävelykokouksia Töölönlahden rannoilla. Näin pääsevät tekemään myös muut Varian Finlandin työntekijät, kun kaikki kolme Suomen toimistoa yhdistyvät vihdoin saman katon alle uusiin, juuri yrityksen tarpeisiin suunniteltuihin tiloihin. Uudet toimitilat on vuosia odotettu muutos, joka tukee työyhteisön kriittistä pääomaa – yhteistä innovointityötä ja yhteistyön kulttuuria.
Mutkien kautta Helsingin ytimeen
Loppuvuonna 2022 Varian Finland muuttaa Töölönlahdelle, osoitteeseen Alvar Aallonkatu 5. Helsingin ydinkeskustaan päätyminen ei ollut itsestäänselvyys – vuonna 2018 alkaneeseen matkaan on mahtunut mutkia, ja välillä on jouduttu palaamaan kokonaan takaisin piirustuspöydän ääreen koronapandemian sotkettua suunnitelmia. Hetken näytti sille, että etätyö tulee jäädäkseen eikä toimistoelämään päästä enää palaamaan.
Alkuperäinen aikataulu muutolle oli 2020. Siitä päätettäessä suurin osa Varian Finlandista asutti toimistoa Paciuksenkadulla numerossa 21 ja Noona Healthcare, johon investoitiin vuonna 2018, oli omassa pienessä toimistossaan Punavuoressa. Kun silloiset työtavat eivät vielä olleet kovin joustavia eikä hybridityö ollut yleistynyt, päädyttiinkin jopa vuokraamaan lisää tilaa Paciuksenkadulta eri talosta. Muuton päätavoite onkin saada kaikki varianilaiset yksiin, yhteisiin tiloihin.
Ennen tilojen etsimistä piti kuitenkin vielä ratkaista isoja kysymyksiä – millainen toimisto ja missä se olisi? Lähtökohta löytyi hyvinkin läheltä, työn ytimestä.
”Meidän tehtävämme on innovoida ja kehittää huipputuotteita syövän hoitoon. Se mielessämme lähdimme etsimään paikkaa, johon sekä vanhat että uudet Varianlaiset haluaisivat tulla. Vaihtoehtojen haarukointia rajasivat hyvät julkiset kulkuyhteydet ja historiamme Helsingin länsipuolella. Helsingin keskusta oli luonteva ratkaisu ”, Toimela muistelee.
Kun reunaehdot olivat selvillä, alkoi toimitilojen etsintä. Se ei ollut yksinkertainen tehtävä pandemian keskellä muuttuvassa markkinassa eikä peruuntumisilta ja pettymyksiltäkään vältytty. Sitten elokuussa 2021 tarjolle tuli Alvar Aallonkadun modernit ja valoisat yläkerrokset. Vierailu tiloissa vahvisti päätöksen. Itse toimistotila teki vaikutuksen ja lisäksi sijainti toi mukanaan loistavan lounasravintolatarjonnan, Suomen parhaat julkiset kulkuyhteydet sekä inspiroivan ympäristön puistoineen ja Oodin kaltaisine kulttuurirakennuksineen.
Organisaatiokulttuurin kehittyminen muuton mahdollistajana
Kun Toimela aloitti kymmenen vuotta sitten Varian-uransa, oli Varian vielä lähinnä sädehoitolaitteisiin keskittynyt yritys. Nykyään se tarjoaa monipuolisesti erilaisia ratkaisuja kokonaisvaltaisesti syövän hoitoon. Tämä on ollut tietoinen suunnanmuutos, jonka eteen on tehty töitä.
Myös Varian Finlandia on kehitetty määrätietoisesti ja aktiivisesti. Keskeinen muutos oli luoda toimintakulttuuri ja -malli, joka luo mahdollisuuksia. Johto vetää suuret linjat, joiden raameissa tiimit ja työntekijät saavat organisoida toimintaansa itsenäisesti ja löytää omat tapansa päästä parhaaseen lopputulokseen.
”Olen erittäin ylpeä meidän porukastamme ja siitä mitä olemme yhdessä saavuttaneet. On ollut hienoa kuulla palautetta myös oman organisaatiomme ja Suomen ulkopuolelta, että yhdessä tekemämme muutos todella näkyy ja kuuluu.”, Toimela iloitsee.
Yhdessä tehty kasvu ja kypsyminen organisaationa on auttanut Varian Finlandia kohtaamaan pandemian pakottamat yllättävät muutokset arjen työssä. Niistä haasteista on selvitty pirstomatta työyhteisöä. Siksi Toimela uskoo, että työyhteisö on nyt kypsä kohtaamaan seuraavankin muutoksen – yhteisiin tiloihin muuttamisen ja sen mukanaan tuomat uudet tavat toimia yhdessä.
”Tämä muutto ei ole ylhäältä päin tai Suomen ulkopuolelta saneltu. Päätökset ovat syntyneet Suomen johtoryhmän vetämänä yhdessä puhumalla ja päättämällä. Olemme saaneet tehdä rauhassa juuri oman organisaatiomme näköiset päätökset. Läpinäkyvyys ja kommunikaatio ovat olleet meille isot arvot tässä projektissa”, Toimela kertaa.
Inspiroiva toimisto kannustaa paikalle ja törmäyttää
Toimistolle innostamisessa Toimela ei usko sirkustemppuihin, vaan moderneihin ja yhteisöä kuunnellen suunniteltuihin tiloihin, jotka palvelevat työtä ja sitä tekeviä ihmisiä. Kaikki alkaa ihmisistä – keskeistä on luoda olosuhteet, jossa he viihtyvät toistensa kanssa, haluavat tavata toisiaan ja työskennellä yhdessä. Tavoite on, että nekin tiimiläiset, jotka työskentelevät pääosin kotoa, innostuisivat tulemaan toimistolle aikataulujen niin salliessa.
Toimela uskoo työyhteisön ja kulttuurin voimaan, ja myös niiden vaalimisen tärkeyteen. Siihen uusi toimisto tarjoaa räätälöidyn käyttöliittymän, joka törmäyttää ihmisiä toisiinsa niin työssä kuin tauoilla. Eikä sen modernit fasiliteetit ja uudet virikkeet ainakaan haittaa.
Tulevaisuuden tavoitteena on, että tilojen käyttöaste kasvaa hyvälle tasolle.
”Vaikka meillä on vielä paljon työtä edessä ennen kuin pääsemme asettumaan taloksi, odotan itse jo kovasti uusien rutiinien tuomaa innostusta ja virtaa.Pääsemme jatkamaan työtämme tuttujen kollegoiden kanssa, mutta inspiroivassa uudessa ympäristössä. Ja se on innovaatioiden syntymisen kannalta ihan keskeistä ja kantaa varmasti pitkälle.”